Catégorie : Non classé

COMPTE-RENDU du  05 août 2021

Commissions Communication – Finances – Travaux

 

Présents :

– Alain Lamorlette (communication, sécurité),

– Alain Malherbe (communication, travaux, finances),

– Jacqueline Posière (communication, finances),

– Jean-Luc Robinot (finances, travaux)

 

Propositions de la Commission Communication

• Faire réaliser des flyers, à l’en-tête du Conseil de Surveillance, avec l’adresse du site internet.

Ces « cartes de visite » seraient disposées à l’accueil et remis aux propriétaires avec les clefs de l’appartement.

Un devis a été demandé à l’entreprise qui a réalisé la maquette du site.

A priori, coût estimé : 120 à 150 €, pour :

– Réalisation de la maquette avec logo, en-tête du CS,

coordonnées du site

-Impression  de 1 000 flyers sur papier 135 g couché brillant.

• Imprimer les pages « Accueil », « Vie locale », « Communication » du site, les relier pour en faire des fascicules disponibles à l’accueil et au salon.

Nous comptons sur le concours bienveillant de Pierre & Vacances pour l’impression et la reliure.

 

• Réaliser des affiches A4 sur papier cartonné couleur à mettre à l’accueil et au salon :
• Rappel très succinct du rôle du Conseil de Surveillance
• Liste des membres du CS avec leur(s) période(s)
• Présentation des commissions avec les coordonnées mail et téléphoniques de chacun

Là aussi, un devis pour la maquette va être demandé  à Aurélie Coppée avec insertion du logo et disposition harmonieuse des informations. Le concours bienveillant de P&V sera également demandé pour l’impression de ces affiches.

• Répartir entre les membres du CS des participations aux pots d’accueil (quand ils seront remis en vigueur) organisés par Valérie Brachet la 1ere semaine de chaque période.

Réaliser un script commun pour les infos essentielles à faire passer sur la connaissance du CS (à réaliser par la commission communication la 1ere quinzaine de septembre).

Une première estimation permettrait de couvrir plusieurs périodes avec des « volontaires »

• 1 &2 : Marie Ange Mourgère
• 4    : Jean Louis Delaroux
• 6    : Yannick Delfour
• 9    : Alain Malherbe
• 11    : Jean Luc Robinot, Jean Louis Delaroux, Jacqueline Posière
• 12 : Sylviane Besson, Jacqueline Posière
• 13 : Yannick Delfour
• 14 : Alain Malherbe, Marie Ange Mourgère

Pas de panique, les « volontaires » sont sollicités, à eux de répondre à

l’appel.

 

• Faire une communication sur le règlement intérieur de la piscine : affiches + flyers.

A réaliser par la communication sous le contrôle de la sécurité. Ce règlement devra être approuvé par l’AG de la copropriété.

 

• Donner gentiment des objectifs supplémentaires à la commission organisation interne, à savoir :

– travailler sur la mise en place d’un règlement intérieur sur l’autorisation des animaux dans les appartements (ex : les crotales sont-ils autorisés ?, si oui, sous quelles conditions ?)

– revoir la mise en place des états des lieux à l’entrée/sortie des occupants

• réaliser un inventaire exhaustif du matériel/mobilier avant l’élaboration du projet de budget réalisé annuellement par la direction du site.

Ceci permettrait d’ajuster au mieux les budgets concernés et de mieux prendre en compte les priorités.

A noter qu’actuellement, une somme est déjà prélevée par semaine pour l’admission des animaux sur le site, mais quels animaux, quelle somme, quid des dommages éventuels causés… ?

 

 

La séance du CS du 23 mai 2019 s’est déroulée sur le site de St Raphael, de 14h30 à 18h00.

 

Etaient présents: Antoine Asselin représentant la gérance, Magalie Nizard son adjointe, Valérie BRACHET, directrice du site et l’ensemble des membres du CS à l’exception de Marie Ange Mourgere et Dove Haccoun, empêchés et excusés.

 

JL Robinot, président du CS ouvre la séance en remerciant les participants de leur présence.

 

 

Le président informe tout d’abord des décisions prises en AG des copropriétaires du 2 mai 2019* à savoir, en premier lieu, des travaux de copropriété, terminés, en cours ou à venir ; ensuite, du changement de syndic.

*(Pour mémoire,la résidence comprend 21 copropriétés : notre multipropriété reconnue comme un lot de la copropriété et 20 logements individuels constitutifs de 20 lots de la copropriété),

 

Sur ce deuxième point, le mandat de la SOGIRE restant valide jusqu’à  la date du 29 mai 2019, c’est à la SOGIRE de convoquer avant cette date (le 12 juin 2019 semble possible), et dans les formes régulières, l’ensemble des copropriétaires à une assemblée générale extraordinaire (AGE) ayant pour mission de désigner un nouveau syndic.

En particulier, les contrats des postulants à la fonction de gérant doivent obligatoirement être joints à la convocation. A cet égard, on apprend, que la SOGIRE ne se représentera pas, et que deux cabinets de gérance restent en compétition, NEXITY et CAPITAL IMMOBILIER,

Ce dernier semblent être d’après une majorité de copropriétaires, le mieux adapté au fonctionnement de notre copropriété. Les fonctions exigées, doivent être très exactement consignées dans chaque contrat, notamment la disponibilité 7/7 jours.

Valérie BRACHET pourrait être mandatée, après l’AG du 12 juin pour finaliser le contrat du syndic désigné. Par ailleurs, rappel doit être fait à la SOGIRE et à défaut au président du Conseil syndical de diffuser le PV officiel de l’AG de copropriété du 2 mai 2019.

Rappel est également fait à Antoine Asselin de faire connaître s’il assistera ou non à l’AGE du 12 juin et, dans la négative, de désigner la personne à qui il donne mandat de le représenter (Guy Roy peut être présent sur le site).

 

Cette première partie de la réunion s’est terminée par une visite du site qui a permis de réfléchir sur les particularités de la Résidence :

 

• Imbrication des lots de copropriété et de multipropriété
• Complexité du réseau souterrain d’assainissement dont les nombreux regards (il y en a en tout 42) sont plus ou moins profondément enterrés et envahis par les racines des arbres mais aussi
• Très belle piscine susceptible encore d’embellissement et d’agrandissement, bel espace vert, (encore bien vert en cette fin de printemps) même si, çà et là, des souches devenues dangereuses pourraient être enlevées, bel aspect dû à la rénovation récente des façades, même si des problèmes d’étanchéité des terrasses existent.

 

Cette visite a permis de mieux appréhender l’importance et l’urgence des travaux à entreprendre, sans perdre de vue qu’il s’agit de travaux de copropriété mais pour lesquels la participation de la multipropriété à près de 75% lui donne raison de définir des priorités dans leur réalisation.

 

Dès la reprise, les travaux de copropriété sont passés en revue:

 

• Pour l ‘étanchéité des terrasses: jusqu’à  ce jour, les réparations ont été faites  au coup par coup (volonté des copropriétaires). Ce n’est pas la bonne solution, il faut une plan pluri- annuel de vérification de toutes les terrasses et ne payer les travaux effectués qu’après un PV de réception.

 

• Pour les réseaux d’assainissement, en premier lieu, il faut vérifier et le plus souvent refaire les regards (il y en a 42), pour qu’ils ne soient plus enterrés et les vider de toutes les racines.

 

• Également, sonder les canalisations pour vérifier leur état à l’aide de moyens modernes.

 

• Pour l’agrément de la piscine: en attendant la rénovation complète de l’espace piscine (agrandissement de l ‘emprise, pataugeoire, espace enfants, espace détente et bronzage) quelques aménagements plus modestes pourraient, sans délai, être réalisés :

 

* un lieu de rangement de chaussures, celles- ci étant interdites, rappelons- le, à l’intérieur de celle-ci.

 

*Également, un fleurissement plus important.

 

• Pour le chauffage de la piscine: 2 études sont actuellement en cours. Un premier diagnostic fourni a retenu 3 possibilités de chauffage: Pompe à chaleur, ou chauffage au gaz, ou énergie solaire. Cependant, d’autres solutions peuvent éventuellement être envisagées dans la mesure où nous sommes toujours dans une phase de réflexion. ll est proposé également de faire une étude sur l’efficacité d une couverture de l’emprise du bassin à l’aide de lames chauffantes.

La prochaine AGO de copropriété devrait être à même de décider ou non de l’engagement des dépenses liées au chauffage.

 

*La wifi (dépense multipropriété) : de nombreux utilisateurs ont constaté les dysfonctionnements de l’installation actuelle qui comporte de nombreuses zones de non réception.

Il est urgent de « faire quelque chose », car la situation présente nuit à la réputation et au classement étoilé de la résidence. Une équipe, actuellement en chantier dans les résidences de St Tropez qui souffrent des mêmes maux, doit prochainement intervenir à St Raphaël.

Faut-il prévoir l’installation de répartiteurs ?

Autre question  posée : la TVA applicable à ces travaux est-elle de 20 % ou plutôt 10%? Antoine Asselin doit vérifier.

 

En fin de séance, plusieurs points sont évoqués :

 

• L’affaire de la double convocation à l AG 2018. Antoine Asselin donne l’assurance que P&V prend en charge deux factures de 800 € par déduction du montant des frais de gérance.

 

• Le coût supporté par la multi propriété du fait du retard de livraison du nouveau véhicule de fonction, de l’ordre de 250 à 300€ par mois. P&V doit également prendre en charge ce coût.

 

• La hausse sensible de la taxe foncière, du fait du classement de la résidence par la municipalité de St Raphaël, en résidence secondaire.

Il a été fait appel à un cabinet juridique spécialisé pour vérifier le bien-fondé de ces chiffres.

 

• Point sur la vitalité du site : de nombreuses visites du site mais relativement peu d’inscriptions. Des flyers seront disposés à l’accueil de la résidence pour inciter les multi propriétaires à s’inscrire et ainsi recevoir les notifications des nouveaux comptes-rendus.

 

• Il a été demandé à Antoine Asselin de fournir aux membres du Conseil de Surveillance, au tout début de septembre l’ état des multi débiteurs, le prochain CS devant avoir lieu le mercredi 11 septembre .